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人力资源档案管理办法

时间:2012-05-20 14:03 点击:

 

 

一、总 则

    (一)推进人力资源档案管理工作制度化、规范化。

    (二)维护人力资源档案的完整性,防止档案的丢失、损坏。

(三)提高人力资源档案查阅、使用和管理效率。

 

    二、档案材料的收集和分类

    公司在招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中,所形成的员工个人经历、政治思想、专业技术、工作表现等相关资料,均属于人力资源档案的收集范畴。具体分为以下九类:

    (一)履历材料:个人简历、员工登记表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资料证书复印件。

(二)鉴定、考核、考察材料:各种书面鉴定材料,调动、任免的考核材料,后备干部的考察材料,民主评议的综合材料,离任经济责任审计报告等。

(三)学历和评聘专业技术职务材料:指国家教育行政管理部门认定的学历、学位相关材料;人社部门确认的专业技术职务评定考核、审批材料;学历教育和非学历教育的报考院校志愿表、毕业生登记表、培训结业内容、考试成绩以及“培训证书”复印件等材料。

(四)政审材料:指加入党团与服役等各种政审材料。

(五)党团资料:加入党团志愿书、申请书、转正报告、取消预备党员及党员资格材料、退团材料、党员登记表等有关材料。

(六)奖励材料:包括科技、业务及政治等方面的奖励材料。

(七)处分材料:包括处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料,法院刑事审判形成的判决书等有关材料。

(八)聘职、任免及工资福利材料:包括任免、聘职(含劳动合同书),复退转军人、退休退职、各种代表会代表登记材料等。

(九)培训及其他材料:外出培训学习登记表、员工体检表、劳动能力鉴定表等。

 

三、档案整理

整理员工人力资源档案,要做到档案材料认真鉴别,分类准确,材料齐全,编排有序,目录清楚,装订整齐,达到每卷档案完整、真实、条理、精炼、实用的要求。具体要求如下:

(一)每卷档案材料应根据材料的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序,并在每份材料的右上角编写类别号,在其右下角编写页码。

(二)档案目录的题目与材料相符,准确反映材料的主要内容,无题目的可自拟题目。

(三)材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间。

(四)档案材料页码按图书编页法进行编页,凡有文字页面均为一页。

(五)档案材料统一使用国际标准A4(297毫米,宽210毫米)规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝或红色墨水及复写纸。

 

  四、员工人力资源档案的应用

    (一)查阅人力资源档案应按规定程序审批后,方可查阅,查阅时必须保证两人以上,其中一名是中共党员。

(二)查阅人力资源档案必须严格遵守保密制度,严禁涂改、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以批评教育,直至纪律处分或追究法律责任。

(三)人力资源档案外借或从档案中取证,须经公司分管领导批准,方可办理。

(四)对转出的人力资源档案,必须填写转递通知单,密封包装;收到转入档案后,应在回执单上签名盖章,并将回执单立即退回。

 

    五、档案收集的时间要求

员工因任免、奖励或处分等形成的文书档案材料,属本办法实施之前的,员工应在三十日内将原件或复制件交存办公室,经人力资源档案管理人员审核确认后,予以入档;本办法实施后所形成的档案材料,应在十五日内将原件或复制件交存办公室,经人力资源档案管理人员审核确认后,予以入档。

 

六、根据公司人力资源的实际情况,适时修订和完善。

 

七、本办法从下发之日起执行。

 



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