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公司合同管理办法

时间:2012-05-15 15:19 点击:

  

    为了加强公司合同管理,维护良好的社会信誉,提高经济效益,防范化解经营风险,杜绝重大失误与损失,根据《合同法》与有关法律法规的规定,结合公司的实际情况,制订本办法。
    一、公司对外签订的各种合同管理一律适用本办法。
    二、合同管理是企业管理的一项重要内容,加强公司经营合同管理,有利于经营活动的有效开展,依法维护公司合法权益。各级领导干部、法人委托代理人与其他有关人员,必须严格遵守、切实执行本办法。各有关部门必须互相协作,共同努力,切实加强以“重合同、守信誉”为核心的企业合同管理工作。
    三、合同谈判应当由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加,不得一个人直接与对方进行合同谈判。
    四、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同,除法定代表人外,授权代理人签署合同,必须持有法定代表人授权委托书,授权代理人必须对公司负责。
    五、签约人在签订合同之前,必须详细了解、认真核实对方当事人的情况。
    六、合同签约必须贯彻“平等互利,协商一致,等价有偿”的原则和“质优价廉,择优签约”的原则。
    七、合同除即时清结者外,一律采用书面形式,应采用统一的示范合同文本。
    八、合同内容必须明确、具体规定各方当事人权利、义务,文字表述应清晰、准确。审查合同内容应注意的主要问题是:
    (一)部首部分,应注意载明双方的全称、签约时间和签约地点。
    (二)正文部分:根据公司项目融资、工程建设、招投标等实际情况,采用相应的合同示范文本。
    (三)结尾部分:合同双方均须使用合同专用章,原则上不得使用公章,严禁使用财务专用章、业务专用章与职能部门的公章。注明合同有效期限。
    (四)合同起草部门的主要负责人,在合同起草过程中,应当主动咨询公司聘任的常年法律顾问。
    九、签订合同时:除合同履行地在我方所在地外,对因履行合同发生的争议,应力争由我方所在地人民法院管辖。
    十、任何人对外签约合同,必须维护公司合法权益,决不允许在签订合同时,假公济私、损公肥私、谋取私利,违犯者依法严惩。
    十一、合同在正式签订前,应按照规定程序,经公司聘任的常年法律顾问审核把关,并报请公司主要领导审查批准后,方能正式签约。未经公司常年法律顾问审核把关的合同,任何人不得签约。
    十二、合同审批权限:
    (一)一般性的事务合同,由董事长授权总经理或副总经理审批。
    (二)下列合同由董事长审批:标的额超过50万元者;投资额10万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。
    (三)标的额超过公司资产十分之一以上的合同,由董事会研究审批。
    (四)在其他特殊情况下,由董事长、总经理以书面授权人审批。
    十三、合同原则上由部门负责人具体承办,拟订初稿后必须经分管副总经理审阅后,按照合同审批权限审批,并经公司聘任的常年法律顾问审核把关。合同审查要点是:
    (一)合同的合法性。包括当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否违反国家法律、法规禁止性规定,是否符合国家法律、政策和本办法规定。
    (二)合同的严密性。包括合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否准确无误。
    (三)合同的可行性。包括当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
    十四、根据法律规定或公司经营的实际需要,合同应当或可以呈报上级主管机关鉴证、批准,或报工商行政管理部门鉴证,或请公证处公证。
    十五、合同依法成立,既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员均须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务,确保合同实际履行或全面履行。
    十六、合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
    十七、总经理、副总经理、工程技术、财务部门等有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况,发现问题及时处理或向企业分管领导、主要领导汇报。否则,造成合同不能履行、不能完全履行的,应依法追究有关人员的责任。
    十八、在合同履行过程中,遇到困难者,首先应尽一切努力克服困难,尽力保障合同的履行。确因不可抗力因素,需要变更、解除合同,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
    十九、对方当事人提出变更、解除合同者,应从维护本公司合法权益出发,从严控制。
    二十、变更、解除合同,必须符合《合同法》的规定,并应在公司内办理有关的手续。
    二十一、变更、解除合同的手续,应按本办法规定的审批权限和程序执行。
    二十二、变更、解除合同,必须采用书面形式,其中当事人双方的信件、函电、电传等书面材料作为附件一并保存。口头形式一律无效。
    二十三、变更、解除合同的协议,在未达成或未批准之前,原合同仍有效,应继续履行。特殊情况经双方协商一致同意后,可以停止履行。
    二十四、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免除责任者以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中,予以明确规定。
    二十五、以变更、解除合同为名,行以权谋私、假公济私之实,损公肥私者,一经发现,从严惩处。
    二十六、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷者,应按《合同法》等有关法规和本办法规定妥善处理。
    二十七、合同纠纷由有关业务部门与常年法律顾问负责处理,经办人对纠纷处理必须具体负责到底。
    二十八、处理合同纠纷的原则是:
    (一)坚持以事实为依据,以法律为准绳,法律法规没有明确规定的,以国家政策或合同条款为准。
    (二)以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既维护本公司合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。
    (三)因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。
    二十九、在处理纠纷时,应加强联系,及时沟通,积极主动地做好工作,不互相推诿、指责、埋怨,统一意见,统一行动,一致对外。
    三十、合同纠纷发生后,由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够时间。
    三十一、凡由公司常年法律顾问处理的合同纠纷,有关部门必须主动提供下列证据材料。
    (一)合同的文本(包括变更、解除合同的协议),以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等;
    (二)送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;
    (三)货款的承付、托收凭证,有关财务帐目;
    (四)产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;
    (五)有关方违约的证据材料;
    (六)其他与处理纠纷有关的材料。
    三十二、合同纠纷经双方协商达成一致意见者,应签订书面协议,由双方法定代表人或授权代理人签字,并加盖双方单位公章或合同专用章。
    三十三、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,上级主管机关的批文或法院、仲裁机关的调解书、判决书、仲裁裁决书,在正式生效后,应复印若干份,分别送达于对该纠纷处理与履行有关的部门收执,各部门应由专人负责该文书的执行落实情况。
    三十四、对当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定者,承办人应及时向主管领导汇报。
    三十五、对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、判决书、仲裁决定书者,应在法定期限内向人民法院申请强制执行。
    三十六、在向人民法院提交强制执行申请书前,有关部门应认真核实对方的执行情况,防止差错。执行中若达成和解协议者,应制作协议书并按协议书规定办理。
    三十七、合同纠纷处理或执行完毕,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档,以备查阅使用。
    三十八、公司合同实行二级管理、专业归口制度及法人授权委托书制度、基础管理制度。
    三十九、公司合同管理权限:
    由董事长授权总经理总负责,归口管理部门为办公室、财务融资部;副总经理归口管理分管工作范围的合同;各部门具体负责各自授权范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。
    四十、公司所有合同均由办公室统一登记编号、经办人签名后,按照审批权限,分别由董事长、总经理或其他书面授权人负责签署。
    四十一、合同签约的正式文本原件,公司留存一般不得少于三份,分别留存办公室、财务融资部和具体承办部门。合同文本应加盖骑缝章,以防随意更改合同条款和内容。
    四十二、办公室与有关部门应认真做好合同管理的基础工作。具体任务如下:建立合同档案,建立合同管理台账,填写“合同情况月报表”和其他工作事项。
    四十三、本办法自发布之日起实施。

 



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