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公文处理管理办法

时间:2012-02-10 14:01 点击:
 

 

为了进一步规范公司公文管理和运行程序,提高公文质量和工作效率,根据《国家行政机关公文处理办法》和市政府办公厅的有关文件精神,特制定本管理办法。

一、上级来文
(一)凡各部门收到上级领导部门和单位的公文,统一交回到办公室,由办公室专人负责登记、编号和填写公司公文处理卡片,办公室负责人提出拟办意见,报送总经理阅批。办公室按照总经理的批示意见,督促承办部门和分管领导快速办理,并及时报告文件处理结果。
(二)公司领导、部门负责人等有关人员,根据公司统一安排参加市委、市政府等上级部门和业务性行业会议,应在会议结束后,及时将会议文件交到办公室,由办公室按照规定程序统一报批处理。参加的会议没有文件资料者,参会人员应写出书面情况报告,分别报送办公室和公司领导。
(三)凡受公司领导委派,代表公司外出参加会议和公务考察活动,应在会议或活动结束两天内,将会议或考察活动概况、主要精神和公司具体贯彻实施意见,以电子文本形式报送到办公室、分管领导和总经理。

(四)公司向上级领导和部门报送的请示、报告、情况汇报等呈请性文件,得到上级领导批示后,应及时将上级领导批示件的原件或复制件妥善保存,作为贯彻实施的重要依据,并定期统一分类归档。

二、内部公文
(一)凡以公司名义上报、下发的公文和函件,由承办部门起草,经部门负责人初审,由分管领导审核,送办公室主任全面审核后,报请总经理签发。由承办部门将发文卡片与修改原始件一并送到办公室编号、核校、印发、归档。
(二)凡以公司办公室名义上报、下发的公文,由承办部门起草,应由部门负责人初审,经分管领导审核后,报送办公室主任或分管副总经理签发;如重大事项须报请分管副总经理、总经理签发。由承办部门将发文卡片与修改原始件一并送办公室编号、核校、印发、归档。
(三)凡涉及多个部门联合制发的公文,由牵头部门负责会签,会签后由办公室按照公文处理运行程序办理。
(四)各部门、各子公司的请示、报告等呈请类公文,由办公室主任提出拟办意见,报送总经理阅批。办公室督促有关部门和子公司,按照总经理的批示精神快速办理,并及时报送处理结果。

(五)公司主办、协办或根据上级部门要求,由公司主办、协办的大型会议或活动所形成的文字、影像、视频等相关专题资料,应分类归档,妥善保存。

三、函件处理

凡属公司公务信件一律由办公室受理登记,经办公室主任批转相关部门办理,由相关部门提出拟办意见,报分管领导同意后予以办理,并及时报告办理结果。凡属公司领导个人信件,一律由报刊收发员直接送领导办公室。

四、处理要求
(一)各部门和具体承办人按照“快速、准确、保密”的原则,处理上级公文和公司内部文件。
(二)公司任何人未经授权,不得擅自处理上级公文和函件,不得私自保存上级公文和函件。
(三)各分管领导和部门负责人在规定时限内,按照公司主要领导的批示要求处理上级公文。
(四)公司内部发文应遵循公文处理管理与运行程序,办公室负责人严格按照程序制发和处理文件。未按程序报批的公文,办公室不予办理。
(五)公司主要领导外出或在紧急情况下,办公室负责人及时请示汇报,按照公司主要领导的具体要求,快速处理公文,确保公文处理不推诿、不延误、不漏办。

(六)办公室负责公司上级公文和公司内部文件的催办、督办工作。

五、分类归档

文秘信息管理人员按照公文处理和档案管理的要求,定期分类归档,妥善保存。

六、本办法自发布之日起实施。
更新2012年02月10时间
 



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